Core Expense centraliza el control de viáticos y gastos corporativos
Automatice procesos, valide comprobantes y optimice su operación financiera.
Core Expense
La plataforma que simplifica el control de viáticos y gastos corporativos de principio a fin
Administrar viáticos y gastos no tiene por qué ser un proceso complejo. Core Expense es una plataforma en la nube diseñada para automatizar cada etapa del proceso, desde la captura del gasto hasta su autorización, comprobación de gastos e integración ERP, con los sistemas contables de su empresa.
Gracias a su funcionamiento intuitivo y a la mesa de control especializada de Data Process, sus colaboradores pueden registrar gastos desde cualquier lugar, mientras las áreas administrativas mantienen el control financiero, fiscal y operativo en tiempo real. Llene el formulario para recibir asesoría.
¿Cómo funciona Core Expense?
Core Expense automatiza el ciclo completo de administración de gastos mediante un flujo estructurado que facilita la participación de colaboradores, supervisores y áreas financieras.
Paso 1 - Acceda desde cualquier lugar
Al ser una plataforma en la nube, Core Expense puede utilizarse desde cualquier computadora como software de gastos de viaje, o bien, desde un dispositivo móvil, como app de gastos de viaje, sin necesidad de instalaciones complejas.
- Acceso desde computadora, tablet o smartphone.
- Información disponible en tiempo real.
- Plataforma segura y centralizada.
Core Expense simplifica la administración de viáticos y gastos desde una sola
plataforma.
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Paso 2 - Capture sus gastos en minutos
Registrar un gasto es un proceso sencillo. El colaborador únicamente captura la información correspondiente, adjunta los comprobantes y envía la solicitud para validación.
Durante este proceso es posible registrar información como:
- Fecha del gasto.
- Monto total.
- Concepto o motivo del gasto.
- Ticket y voucher.
- Establecimiento.
- Fondo fijo relacionado.
- Clasificación del gasto.
Esto permite mantener un control de gastos corporativos mucho más preciso desde el origen de la información.
Paso 3 -Valide automáticamente los comprobantes
Cada gasto pasa por un proceso de validación para verificar que cumpla con las políticas internas y los requisitos fiscales establecidos por la empresa en materia de anticipos y caja chica, así como recuperación de facturas.
De esta forma se reducen errores, retrasos y gastos no deducibles.
Paso 4 - Solicite la reposición de su fondo fijo
Una vez que los gastos han sido capturados y validados, Core Expense permite generar la solicitud de reposición del fondo fijo de manera ordenada y bajo un flujo de autorización previamente definido.
Para garantizar un proceso ágil de reembolso de gastos y evitar rechazos, la plataforma considera una serie de validaciones antes del envío del reporte.
Antes de solicitar la reposición
- Verifique que todos los gastos hayan sido validados por la Mesa de Control, ya que solo estos podrán integrarse al reporte.
- Procure enviar reportes de gastos completos en lugar de solicitudes parciales para facilitar la revisión y autorización.
- Si alguno de sus gastos permanece sin validar después de tres días, podrá consultar el estatus directamente con la Mesa de Control.
Paso 5 - ¿Cómo enviar un reporte para reposición?
Core Expense simplifica este proceso de reportes de gastos mediante un flujo guiado que permite organizar y enviar los gastos en pocos pasos.
Organice sus reportes
Separe los gastos según su tipo de pago para mantener un mejor control.
- Un reporte exclusivo para Tarjeta.
- Un reporte independiente para reembolsos de gastos (efectivo o tarjeta personal).
Verifique el estatus
Antes de generar el reporte, confirme que todos los gastos se encuentren validados por la Mesa de Control.
Agregue los gastos
Seleccione la opción "Añadir gastos a reporte" para integrar todos los comprobantes correspondientes.
Revise la información
Antes del envío, confirme que el monto total y los gastos incluidos sean correctos.
Solicite la autorización
Una vez concluida la revisión, haga clic en "Solicitar autorización" para iniciar el flujo de aprobación y reposición del fondo fijo.