¿Qué dice el SAT sobre los viáticos?
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) considera que los viáticos pueden recibir un tratamiento fiscal favorable cuando se utilizan para cubrir gastos relacionados con un viaje de trabajo y se comprueban correctamente.
En realidad, los requisitos y límites se encuentran principalmente en la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y su Reglamento, mientras que el SAT es la autoridad encargada de verificar su cumplimiento.
Para las empresas, llevar un adecuado control de viáticos es indispensable para demostrar el motivo del viaje, relacionar cada gasto con la actividad del negocio y conservar los comprobantes necesarios.
¿Cuándo considera el SAT que un gasto es un viático?
El artículo 28, fracción V, de la Ley del ISR reconoce como viáticos o gastos de viaje los recursos destinados a cubrir:
- Hospedaje.
- Alimentación.
- Transporte.
- Renta temporal de automóviles.
- Gastos relacionados con el automóvil.
- Pago de kilometraje.
Para aplicar el tratamiento fiscal de viáticos, el gasto debe realizarse fuera de una franja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento del contribuyente. Además, la persona beneficiaria debe tener una relación laboral con la empresa o prestarle servicios profesionales.
Esto significa que no todos los traslados, comidas o consumos realizados por un colaborador se consideran automáticamente viáticos. La empresa debe poder identificar quién viajó, a dónde, durante qué periodo y con qué propósito.
Una plataforma para la comprobación de gastos permite relacionar cada consumo con una comisión de trabajo, una autorización y los comprobantes correspondientes.
¿Qué requisitos deben cumplir los viáticos para ser deducibles?
Para que los viáticos sean deducibles para la empresa deben estar vinculados con su actividad y cumplir los requisitos fiscales aplicables.
Entre los principales elementos que deben conservarse se encuentran:
- Nombre de la persona que realizó el viaje.
- Motivo de la comisión.
- Lugar de destino.
- Fechas del viaje.
- Autorización correspondiente.
- Conceptos e importes erogados.
- CFDI de los gastos realizados en México.
- Documentación comprobatoria para gastos en el extranjero.
- Evidencia de la devolución de los recursos no utilizados.
Tener una factura no garantiza por sí solo que el gasto sea deducible. El consumo también debe corresponder al viaje, respetar los límites fiscales y contar con información que permita demostrar su relación con la actividad de la empresa.
Cuando se entregan recursos antes del viaje, contar con un sistema para administrar anticipos y caja chica ayuda a identificar cuánto se entregó, cuánto se comprobó y qué cantidad debe reintegrarse.
Si un CFDI no fue solicitado, contiene errores o no se encuentra disponible, un proceso de recuperación de facturas puede ayudar a obtener el comprobante antes del cierre administrativo.
¿Cuáles son los límites fiscales de los viáticos?
La Ley del ISR establece topes para la deducción de determinados gastos de viaje. Estos montos son límites fiscales y no representan necesariamente el presupuesto que la empresa debe asignar.
Alimentación
- En territorio nacional: hasta $750 MXN diarios por persona.
- En el extranjero: hasta $1,500 MXN diarios por persona.
- Debe acompañarse el comprobante de hospedaje o transporte.
- Si únicamente se acompaña el comprobante de transporte, el pago de alimentos debe realizarse con tarjeta de crédito de la persona que efectúa el viaje.
Renta de automóvil y gastos relacionados
- Hasta $850 MXN diarios, tanto en México como en el extranjero.
- Debe acompañarse la documentación que ampare el hospedaje o transporte.
Hospedaje
- En México, la fracción V del artículo 28 no establece un límite diario específico.
- En el extranjero, el límite deducible es de $3,850 MXN diarios.
- En viajes internacionales debe conservarse también la documentación relacionada con el transporte.
Transporte
La fracción V no señala un límite diario general para el transporte, pero el gasto debe ser necesario, estar relacionado con el viaje y contar con el comprobante correspondiente.
La empresa puede establecer políticas internas con montos menores. Por ello, un gasto podría encontrarse dentro del límite fiscal, pero exceder el presupuesto autorizado por la organización. Los límites y condiciones anteriores están previstos en el artículo 28, fracción V, de la Ley del ISR.
¿Qué sucede con los viáticos para el trabajador?
El artículo 93, fracción XVII, de la Ley del ISR establece que los viáticos no causan ISR para el trabajador cuando se utilizan efectivamente al servicio del patrón y se comprueban con los comprobantes fiscales correspondientes.
El Reglamento de la Ley del ISR contempla una facilidad condicionada para que la persona trabajadora pueda no presentar comprobantes fiscales hasta por 20% de los viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitirlos. El importe no comprobado no puede exceder de $15,000 MXN durante el ejercicio y el resto de los viáticos debe pagarse con tarjeta de crédito, débito o servicios del patrón. Los recursos no utilizados deben reintegrarse.
Esta facilidad se relaciona con el tratamiento fiscal del ingreso del trabajador. No debe interpretarse como una autorización general para que la empresa deduzca gastos sin comprobantes.
Para evitar diferencias entre los recursos entregados, los gastos efectuados y los saldos pendientes, resulta conveniente mantener reportes de gastos actualizados por persona, viaje, proyecto y centro de costos.
